BESTUURSREGLEMENT GREY BLUE CIRCLE (VERSIE MEI 2023)
INTRODUCTIE
In lijn met de richtlijnen en eisen van de Wet Bestuur en Toezicht Rechtspersonen (WBTR), die inging op 1 juli 2021, is een aantal artikelen in Statuten en Huishoudelijk Reglement (HR) aangepast en is dit Bestuursreglement (BR) tot stand gekomen als integraal onderdeel van het HR.
Het doel van de WBTR is eisen te stellen aan en voorwaarden te scheppen voor een goed bestuur van de vereniging. De aanpassingen in Statuten en HR en de aanvullende bepalingen in dit BR hebben alle het doel gedragingen en werkwijze van het bestuur en bestuursleden te laten voldoen volgens normen van:
- Integriteit: bestuurders dienen eerlijk en oprecht te zijn.
- Focus: alle beslissingen moeten in het belang van de vereniging zijn.
- Transparantie: zichtbaar maken als bestuurder welke beslissingen je neemt en hoe je daartoe komt.
- Risicobeheersing: het bestuur kijkt naar de korte- en lange-termijnpositie van de vereniging en voert vanuit dat perspectief actief (financieel) beleid om risico’s te beheersen.
- Verantwoording: bestuursleden moeten rekenschap afleggen over alle gemaakte beslissingen die men als bestuur gezamenlijk heeft genomen.
- Collegialiteit: bestuurders zijn gemeenschappelijk verantwoordelijk voor goed bestuur; het is dus van belang elkaar goed te informeren en te betrekken bij alle onderwerpen en elkaar tijdig en volledig te informeren.
- Responsiviteit: als bestuurder moet je bereikbaar zijn voor je medebestuurders, leden en andere relaties van de vereniging.
- Democratie: besluitvorming vindt plaats volgens de wet, de statuten, interne reglementen en afspraken.
- Effectiviteit: inspanningen en uitgaven binnen de vereniging dragen daadwerkelijk bij aan de realisatie van de doelstelling van de vereniging.
Het Bestuur maakt gebruik van het werkboek zoals beschikbaar bij wbtr.nl voor het stapsgewijs volgen van de verplichtingen en aanwijzingen in de WBTR. Hier is aanvullende informatie en uitleg m.b.t. de wetsartikelen als ook voorbeelden voor aanpassingen aan statuten en reglementen te vinden.
BR 1 - GOED BESTUUR
Alle bestuursleden zullen handelen in het belang van de vereniging. Dit betekent dat deze zullen handelen als bestuurder en niet als privépersoon, zowel intern (binnen de vereniging) als extern (in relatie met derden).
Bij aankopen stellen bestuursleden het belang van de vereniging voorop. In situaties die van belang zijn voor de vereniging, handelen bestuursleden niet op basis van persoonlijke voorkeur maar op basis van wat goed is voor de vereniging.
Bestuursleden zullen integer en transparant handelen. Dat betekent: oog hebben voor het verenigingsbelang en inzicht willen geven in beslissingen. De belangrijkste beslissingen zullen gepubliceerd worden op een wijze zodat de leden kunnen zien hoe en welke besluiten zijn genomen.
Het Bestuur stelt een beleidsplan ('meerjarenplan') op waarin de doelen van onze vereniging staan. Daarin staat concreet wat de plannen zijn en hoe het Bestuur die willen bereiken. Het beleidsplan zal eens in de drie (3) jaar worden herzien en voorgelegd aan de leden.
Er is een goede regeling voor de verenigingsfinanciën. Het Bestuur gaat bewust om met uitgaven van het verenigingsgeld en zullen dat zoveel mogelijk gebruiken voor het bereiken van de afgesproken doelen.
Er is een duidelijke taakomschrijving voor de werkwijze van de penningmeester, zoals het opstellen en laten goedkeuren van een begroting en jaarrekening.
Er wordt het vier-ogen-principe bij uitgaven boven €2.500 toegepast. Dat betekent dat er altijd twee bestuursleden akkoord moeten zijn met overboekingen. Verder heeft niet alleen de penningmeester, maar tenminste één ander bestuurslid ook altijd inzicht in de actuele financiële stand van zaken.
Bij uitgaven boven €2.500 worden minimaal drie (3) offertes gevraagd bij verschillende leveranciers voor zover het geen bijeenkomsten betreft. De offertes door het Bestuur besproken, de besluitvorming over de keuze wordt vastgelegd in de notulen en het besluit in de besluitenlijst.
Bij dergelijke opdrachten aan leveranciers als ook overeenkomsten m.b.t. bijeenkomsten is er altijd een schriftelijke opdrachtbevestiging, zodat achteraf altijd duidelijkheid is over wat is afgesproken.
Er zal zorgvuldig omgegaan worden met investeringen.
Dat betekent dat de juiste procedures gevolgd worden, in het bijzonder bij grote, risicovolle uitgaven. Bij de besluitvorming dient er een gedegen onderbouwing van de noodzaak van de uitgaven te zijn, net als een risicoanalyse, een deugdelijke begroting en reserveringen voor toekomstige uitgaven (zoals die voor mogelijke juridische acties).
Gezien de aard en doel van de vereniging is de afspraak dat de vereniging geen investeringen doet.
Het Bestuur houdt geregeld bestuursvergaderingen, stellen daarbij een agenda op en notuleren de belangrijkste genomen besluiten. Er wordt vastgelegd wie bij de bestuursvergaderingen aan- en afwezig zijn. Afspraken worden helder en eenduidig geformuleerd. De verslagen worden zes jaren bewaard en zijn op aanvraag beschikbaar voor leden.
Nieuwe bestuursleden zullen bij hun aantreden verklaren akkoord te gaan met alle afspraken, bepalingen en gedragingen zoals vastgelegd in Statuten, Huishoudelijk Reglement en Bestuursreglement. Bij het aantreden zullen afspraken gemaakt worden over specifieke overdracht van werkzaamheden en een termijn waarna een evaluatie zal plaatsvinden van de status van de overdracht.
BR 2 - AANSPRAKELIJKHEID VAN BESTUURSLEDEN
Afspraken:
- Voor huidige bestuursleden:
- Het bestuur zorgt ervoor dat alle huidige bestuursleden goed zijn geïnformeerd over de aansprakelijkheid die kan optreden als gevolg van hun positie als bestuurslid van de vereniging.
- Bestuurders zullen als volgt handelen:
- Bij uitvoeren van de bestuurstaken binnen onze bevoegdheden blijven.
- Handelen conform de wet, statuten en verenigingsreglementen.
- Houden aan de afspraken zoals neergelegd in BR 1 met betrekking tot ‘Goed bestuur'.
- Bespreken jaarlijks met de leden de financiële toestand van de vereniging.
- Voorkomen dat sprake is van tegenstrijdig belang(en) – Zie BR 3: Tegenstrijdig belang
- Voldoen aan de administratieve verplichtingen.
- Geen overeenkomsten aangaan die de vereniging niet kan nakomen.
- Geen betalingstoezeggingen doen en tijdig melden van betaalproblemen aan de betrokken derden als de vereniging in zwaar weer verkeert.
- Ervoor zorgen dat de vereniging voldoet aan de wet, statuten en reglementen.
- Voor nieuwe bestuursleden:
- Ervoor zorgen dat nieuwe bestuursleden goed worden geïnformeerd over:
- De financiële toestand van de vereniging.
- De andere bestuursleden en de bevoegdheden die zij hebben.
- De (onderlinge) werkafspraken.
- De verplichtingen die het bestuur heeft op basis van de statuten of reglementen, inclusief het op generlei wijze delen van vertrouwelijke informatie verkregen tijdens de uitvoering van de bestuurstaken.
- Indien van toepassing de afgesloten bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering en overige verzekeringen met voldoende dekking.
- De volgende zaken worden geregeld:
- Inschrijving in alle wettelijk verplichte registers bij de Kamer van Koophandel.
- Een goede overdracht naar de nieuwe bestuurder(s), waaronder het verstrekken van machtigingen, toegang tot bankrekeningen en aanvraag van bankpas(sen).
- Vastlegging van de afspraken, inclusief de verplichting om niet op enigerlei wijze vertrouwelijke informatie verkregen tijdens de uitvoering van de bestuurstaken te delen.
- Ervoor zorgen dat nieuwe bestuursleden goed worden geïnformeerd over:
- Voor aftredende bestuursleden:
- Bij het neerleggen van een bestuursfunctie worden de volgende zaken geregeld:
- Het neerleggen van de bestuursfunctie wordt duidelijk vastgelegd.
- Uitschrijving uit alle wettelijk verplichte registers bij de Kamer van Koophandel.
- Decharge van de bestuurstaken door de ledenvergadering van de vereniging.
- Een goede overdracht naar de nieuwe bestuurder(s), waaronder het intrekken en overschrijven van machtigingen, toegang tot bankrekeningen en intrekking van bankpas(sen).
- Vastlegging van de afspraken, inclusief de verplichting om niet op enigerlei wijze vertrouwelijke informatie verkregen tijdens de uitvoering van de bestuurstaken te delen.
- Bij het neerleggen van een bestuursfunctie worden de volgende zaken geregeld:
Ten aanzien van de afspraken onder 1, 2 en 3:
- Deze afspraken worden regelmatig gecontroleerd op actualiteit (tenminste een keer per jaar).
- Met nieuwe bestuursleden evalueren 3 tot 6 maanden na toetreding tot het bestuur.
BR 3 - TEGENSTRIJDIG BELANG
Een bestuurslid meldt een (potentieel) tegenstrijdig belang direct bij de overige bestuursleden.
Het bestuurslid deelt alle relevante informatie met het Bestuur over het (potentieel) tegenstrijdig belang.
Er wordt schriftelijk vastgelegd in het vergaderverslag wanneer er sprake is van tegenstrijdig belang, samen met een vermelding hoe het Bestuur hiermee is omgegaan.
Het vragen naar en bespreken van een (potentieel) tegenstrijdig belang wordt vast opgenomen in de agenda van de bestuursvergadering.
Bij een tegenstrijdig belang zal het bestuurslid niet deelnemen aan de overleggen en besluitvorming bij het onderwerp waar sprake is van het (potentieel) tegenstrijdig belang, maar behoudt het recht de bestuursvergadering waarin het onderwerp wordt besproken bij te wonen.
Als alle bestuursleden een tegenstrijdig belang hebben, of omdat het quorum (vereiste stemmen: de helft van het statutair bepaalde minimum aantal bestuursleden plus 1) of versterkte/volstrekte meerderheid bij de stemming niet wordt gehaald omdat één of meerdere bestuursleden een tegenstrijdig belang heeft, zal het bestuur de beslissing doorverwijzen naar de Algemene Ledenvergadering.
Als een (potentieel) tegenstrijdig belang merken wij als bestuur in ieder geval aan:
- Het aangaan van een overeenkomst met een (geldelijk) belang tussen de vereniging enerzijds en een bestuurslid en/of relaties van het bestuurslid anderzijds.
- Het vaststellen van de vergoeding van een bestuurslid.
- Het stellen van een zekerheid door de vereniging ten behoeve van een bestuurslid.
BR 4 – AFWEZIGHEID VAN ÉÉN OF MEER BESTUURSLEDEN
Als sprake is van (tijdelijke) afwezigheid van een bestuurslid ('belet'), dient het betreffende bestuurslid dit direct te melden bij de overige bestuursleden. Van belet is sprake als het bestuurslid niet in staat is aan een bestuursvergadering deel te nemen en/of over een periode van minstens drie weken niet bereikbaar is voor overleg of zijn werkzaamheden als bestuurslid kan verrichten.
Bij belet en ontstentenis van één bestuurslid (niet zijnde het enige bestuurslid) of meerdere bestuursleden zijn de overige bestuursleden belast met het bestuur van de organisatie.
Bij belet en ontstentenis van alle bestuurders is de ALV bevoegd om één of meerdere personen aan te wijzen om tijdelijk in het bestuur van de organisatie te voorzien.
Het bestuur zal bij het nemen van besluiten nagaan of is voldaan aan het minimum aantal stemmen zoals is vastgelegd in statuten en verenigingsreglementen.
Het bestuur handelt in alle gevallen zoals opgenomen in de statuten en reglement(en).
BR 5 – MEERVOUDIG STEMRECHT
De vereniging kent geen meervoudig stemrecht, behalve in het geval dat van een ander bestuurslid een machtiging is verkregen. Hierbij blijven alle regelingen en afspraken t.a.v. quorum, belet en ontstentenis onverkort van toepassing.
BR 6 – TOEZICHT
De vereniging heeft alleen een Bestuur (zonder scheiding tussen algemene en toezichthoudende bestuurders) en geen Raad van Toezicht of een ander toezichthoudend orgaan.
Voor zover statuten en HR bepalen dat aan een door het bestuur te vormen commissie toezichthoudende taken kunnen worden toegekend, zijn rechten, verplichtingen en aansprakelijkheid voor toezichthouders gelijk aan die van bestuursleden, zoals door statuten en/of reglementen (niet in strijd zijnde met de WBTR) en de WBTR voorgeschreven.
Het bestuur zal schriftelijk werkgebied, taken, verantwoordelijkheden en verplichtingen en de inhoud van het toezicht voor de commissie vastleggen.
Wij hebben in onze vereniging verschillende groepen, commissies en andere entiteiten die zich NIET kwalificeren als Raad van Toezicht volgens de WBTR. Wij benoemen dit nadrukkelijk omdat deze dus geen verantwoordelijkheden hebben op het vlak van toezicht, zoals benoemd in de WBTR.
Wij hebben een dagelijks bestuur en een algemeen bestuur. Aangezien het algemeen bestuur geen toezichthoudende taken heeft in de zin van de WBTR is deze niet aan te merken als een Raad van Toezicht of Raad van Commissarissen in de zin van de WBTR.
BR 7 – BINDENDE VOORDRACHT VAN BESTUURDERS
De vereniging kent geen bindende voordracht van bestuurders.
Er zijn dus geen personen of organen binnen of buiten de vereniging die een bindende voordracht voor de benoeming van een bestuurslid kunnen doen.
BR 8 – RAADGEVENDE STEM
Wij nodigen altijd alle bestuurders (en , indien van toepassing, toezichthouders) uit voor een Algemene Ledenvergadering.
Wij staan bestuurders (en toezichthouders, indien van toepassing) toe om tijdens de Algemene Ledenvergadering een raadgevende stem uit te brengen op voorgenomen besluiten zoals de WBTR dat voorschrijft.
VASTSTELLING
Goedgekeurd door de Algemene Ledenvergadering op 22 mei 2023.